Şirket araçlarının yakıt masraflarını takip etmek… Kulağa sıkıcı geliyor, biliyorum. Ama bir bakıyorsun ay sonunda “bu kadar yakıt parası nereye gitti?” diye kafayı yiyorsun. Özellikle 5-10 araçlık bir filonuz varsa, bu iş gerçekten kontrolden çıkabiliyor.
Piyasada onlarca filo yönetim yazılımı var. Aylık abonelikler, kurulum ücretleri, eğitim masrafları… Küçük ve orta ölçekli işletmeler için çoğu zaman overkill. Oysa çoğumuzun zaten bilgisayarında duran Excel, bu işi gayet güzel hallediyor.
İçindekiler
Open İçindekiler
Neden Excel?
Basit: Herkes kullanmayı biliyor. Yeni bir sistem öğrenmeye gerek yok, ekstra maliyet yok, verileriniz sizde kalıyor. Üstelik istediğiniz gibi özelleştirebiliyorsunuz.
Tabii ki sınırları var. 50+ araçlık dev filolar için profesyonel çözümler daha mantıklı olabilir. Ama 3-20 araç arasındaysanız? Excel fazlasıyla yeterli.
Temel Yapı: Ne Takip Etmeli?
İşte kritik soru bu. Çok fazla veri toplamaya çalışırsanız kimse doldurmaz, çok az toplarsanız bir işe yaramaz. Dengeli bir yaklaşım şöyle görünüyor:
Her yakıt alımında kaydedin:
- Tarih
- Araç plakası
- Kilometre sayacı
- Alınan yakıt miktarı (litre)
- Toplam tutar
- Yakıt istasyonu (opsiyonel ama faydalı)
Bu kadar. Fazlası gereksiz detay, azı eksik bilgi.
Basit Bir Tablo Tasarımı
Tek bir sayfada tüm yakıt alımlarını tutabilirsiniz. Sütunlar şöyle:
| Tarih | Plaka | Şoför | KM Sayacı | Litre | Tutar (TL) | TL/Litre | İstasyon |
|---|
“TL/Litre” sütunu otomatik hesaplansın—böylece fiyat tutarsızlıklarını hemen görürsünüz. Bazen şoförler yanlış fiyat yazar, bazen istasyon hatalı fiş keser. Bu basit formül (=Tutar/Litre) birçok hatayı yakalar.
Asıl Sihir: Hesaplamalar
Ham veri tek başına bir şey söylemez. İşe yarayan metrikler şunlar:
Ortalama tüketim (lt/100km): Bu en önemli rakam. Aynı model iki araçtan biri 8 lt/100km yaparken diğeri 12 yapıyorsa, bir sorun var demektir. Sürüş alışkanlığı mı, teknik arıza mı, yoksa başka bir şey mi… araştırmaya değer.
Formül basit: =(Litre / (Şimdiki KM - Önceki KM)) * 100
Aylık maliyet trendi: Her aracın aylık toplam yakıt masrafı. SUMIFS fonksiyonuyla ay ve plakaya göre filtreleyebilirsiniz.
Araç başı karşılaştırma: Pivot tablo burada devreye giriyor. Hangi araç en çok yakıyor? Hangi şoför en verimli kullanıyor? Bu sorulara cevap veriyor.
Pivot Tablo: Karmaşık Görünüyor, Değil
Pivot tablo kelimesini duyunca gözünüz korkmasın. Aslında Excel’in en güçlü ve en kolay özelliklerinden biri.
Yapmanız gereken: Veri aralığınızı seçin, “Ekle” menüsünden “PivotTable” deyin, sonra sürükle-bırak mantığıyla istediğiniz analizi oluşturun.
Mesela satırlara “Plaka”, sütunlara “Ay”, değerlere “Tutar” koyun. Boom—her aracın aylık yakıt masrafını gösteren bir tablo.
Dikkat Edilmesi Gerekenler
Birkaç şey var ki baştan düşünmezseniz sonra başınızı ağrıtır:
Veri girişi disiplini: En güzel Excel dosyası bile düzenli doldurulmazsa çöp olur. Şoförlerin veya ilgili kişinin her yakıt alımını aynı gün girmesi şart. Haftalık toplu giriş? Unutulan, yanlış hatırlanan veriler demek.
Kilometre tutarsızlıkları: Bazen şoförler km sayacını yanlış okur veya yazar. Bir önceki kayıttan düşük km girildiyse Excel sizi uyarsın—koşullu biçimlendirmeyle bunu otomatikleştirebilirsiniz.
Yedekleme: Bulut’ta tutun. OneDrive, Google Drive, ne kullanıyorsanız. Bilgisayar bozulur, dosya silinir, olan size olur.
Grafiklerle Görselleştirme
Sayılar bazen anlam ifade etmez, ama grafik hemen göze çarpar.
Önereceğim iki grafik:
-
Çizgi grafik: Aylık toplam yakıt masrafı trendi. Yükseliş mi var, düşüş mü? Mevsimsel pattern var mı?
-
Sütun grafik: Araç bazında karşılaştırma. Hangi araç bütçeyi yiyor?
Fazla grafik eklemeyin. İki-üç tane yeterli. Dashboard’u Christmas ağacına çevirmeye gerek yok.
Gerçekçi Beklentiler
Excel ile filo yakıt takibi yapabilirsiniz. Ama GPS entegrasyonu, otomatik yakıt kartı senkronizasyonu, mobil uygulama gibi şeyler beklemeyin. Bu bir trade-off: Basitlik ve maliyet avantajı karşılığında bazı gelişmiş özelliklerden vazgeçiyorsunuz.
Eğer işletmeniz büyürse veya ihtiyaçlarınız karmaşıklaşırsa, o zaman profesyonel çözümlere geçebilirsiniz. Ama başlangıç için, pilot uygulama için, veya küçük filolar için Excel gayet yeterli.
Sonuç
Filo yakıt takibi karmaşık olmak zorunda değil. Düzenli veri girişi + basit formüller + birkaç pivot tablo = kontrol altında yakıt masrafları.
En önemli şey başlamak. Mükemmel bir sistem kurmaya çalışmayın, çalışan bir sistemle başlayın. Zamanla ihtiyaçlarınıza göre geliştirirsiniz.
Ve unutmayın: En iyi sistem, gerçekten kullanılan sistemdir. Çok karmaşık yaparısanız kimse doldurmaz, çok basit yaparsanız bir işe yaramaz. O dengeyi bulmak size kalmış.